A UTILIZAÇÃO DE RECURSOS DE INFORMÁTICA NA GESTÃO DE RH EM PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS

Nas rotinas das empresas, os processos devem ser otimizados e a produtividade deve ser a tônica. Veja como recursos de informática podem contribuir com a gestão de RH nas PMEs.

No mundo globalizado, exigente, ágil e competitivo em que vivemos, as organizações buscam aumentar a eficiência e otimizar os recursos disponíveis, a fim de poderem alcançar os melhores resultados. Aquelas que respondem mais rapidamente às demandas largam na frente e diferenciam-se da concorrência. Na medida em que determinadas rotinas, que antes eram manuais, passam a ser realizadas com o auxílio de algum recurso tecnológico – aplicativos, softwares e ferramentas on-line –, as empresas ganham em produtividade, permitindo-as direcionar seus recursos humanos para a realização de tarefas realmente onde uma pessoa seja importante.

Hoje em dia já é bastante comum as Pequenas e Médias Empresas (PME) recorrerem a recursos de informática para simplificarem seus processos e melhorarem seus controles internos. Já entenderam que não podem prescindir de ferramentas que agilizem seus processos e rotinas, otimizando seus recursos (financeiros, humanos e logísticos). É possível, através de aplicativos e sistemas simples geridos por uma pessoa somente, produzir resultados seguros equivalentes aos gerados por várias pessoas.

A gestão de Recursos Humanos (RH) das PME pode ser simplificada com a utilização de aplicativos e softwares e ferramentas on-line. Grande parte das rotinas da área de RH pode ser simplificada através desses recursos. Algumas tarefas já são comumente realizadas com o uso da tecnologia: controle de frequência e ponto, alocação de horas por profissionais liberais, folha de pagamento, controle de benefícios, avaliação de desempenho e desenvolvimento de competências, análise de perfil psicológico e de personalidade, análise de competências, pesquisas de clima organizacional, feedback 360º, entre outros. Por outro lado, há outras onde a participação direta e efetiva de uma pessoa mantem-se fundamental. É, por exemplo, o caso de entrevistas (de admissão, para promoções ou desligamentos), onde, o julgamento e a percepção de um profissional apto a realiza-la, são imprescindíveis e contribui para que a organização obtenha elementos úteis. Tarefas que exijam competências notadamente humanas, como criatividade, resolução de conflitos, visão sistêmica, também não devem prescindir de profissionais preparados.

Há diversas e boas soluções disponíveis no mercado, oferecidas por grandes e renomados players. São ofertadas desde soluções completas até pequenos aplicativos para envio remoto de horas de vendedores. No entanto, indicar uma ou outra nem sempre é o mais correto porque a necessidade de cada empresa é única. A recomendação é que o gestor de RH identifique todas as demandas e pesquise as empresas que ofereçam produtos e serviços mais adequados às suas necessidades. A dica de ouro é buscar aquelas empresas que ofereçam as soluções, mas, antes de contratá-las, busque referências com outras empresas do mesmo porte da sua e que, talvez, possuam as mesmas necessidades.

Antes de contratar ou adquirir uma das soluções disponíveis, há que se levantar alguns aspectos a fim de utilizar os recursos financeiros disponíveis:

  • Identifique as necessidades da empresa, tanto para aquelas tarefas já realizadas pelo RH, como aquelas que ainda não o são, mas que gostaria que o fossem. Desta forma, pode-se ser mais assertivo da identificação do que se quer;
  • Avalie as relações das rotinas de RH com as outras áreas da empresa, a fim de concluir sobre a compatibilidade com elas;
  • Pesquise no mercado as soluções mais adequadas para seu perfil de empresa;
  • Realize benchmarking e converse com as empresas congêneres; e,
  • Faça um plano de investimento, apresentando minimamente as necessidades apontadas, os prós e contras da aquisição e implementação da solução, a análise do custo x benefício, para que a Diretoria possa tomar a decisão com base em elementos concretos.
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