A importância do uso adequado de sistemas de informação para as organizações

O presente artigo tem como finalidade conscientizar as organizações da importância da avaliação da aquisição de um sistema de informação

As empresas precisam estar atentas em relação aos recursos utilizados pelos funcionários no dia a dia. Com os avanços tecnológicos, independente do porte, toda organização necessita de um sistema de informação adequado para atender suas necessidades .Entretanto, é preciso tomar cuidado, pois existem vários tipos de softwares que auxiliam na gestão organizacional, devendo o gestor está atento nas ferramentas que irá utilizar em sua organização, para otimizar o fluxo de trabalho e emitir relatórios precisos. Existem algumas observações que devem ser consideradas no momento da escolha de um sistema para a empresa, devendo ser levado em consideração:

  • Definição – quem vai operar o sistema, quais as gerências que devem participar das decisões referente ao sistema;
  • Custo – nesse caso deve ser avaliado se o investimento irá valer a pena;
  • Ferramentas disponíveis – o quanto irei otimizar minhas operações;
  • Fácil acesso – o sistema deve ser de fácil operação;
  • Apoio do suporte – se quem fornece poderá atender todas as minhas possíveis dúvidas que virem a surgir após a aquisição;
  • Treinamento adequado para os colaboradores – assegurar que todos os envolvidos tenham treinamento adequado;

Para que um sistema de informação seja operado de maneira a gerar otimização dos recursos, é de suma importância uma análise analítica antes da decisão da implantação do mesmo, pois se o sistema não atende as necessidades da organização, a empresa terá perda de recursos, como dinheiro e tempo, pois para um sistema funcionar existem custos e operações executadas pelos colaboradores, nas quais se não forem bem analisadas, gerarão retrabalho, emitindo relatórios fictícios com dados incorretos, impedindo que a empresa dê o resultado que tanto se espera.

Das ferramentas de que os administradores dispõem, as tecnologias e os sistemas de informação estão entre a mais importantes para atingir altos níveis de eficiência e produtividade nas operações, especialmente quando combinadas com mudanças no comportamento da administração e nas praticas de negócios (LAUDON, 2007, p.6).

Utilizar um sistema de informação é importantíssimo, mas muito mais importante é avaliar a aquisição, não adianta ter um super sistema e ele não corresponder as expectativas da organização. A empresa deve anular a possibilidade de desperdício de seu capital humano e monetário, e investir no aumento da lucratividade, com informações claras, objetivas e precisas, fazendo com que a nova aquisição cumpra realmente o papel de um bom sistema de informação.

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