Levando em consideração que o sistema pode ser definido como um grupo de elementos inter-relacionados ou em interação que formam um todo unificado, pode-se afirmar que a importância do SI em uma empresa é fundamental, pois atualmente, os profissionais de negócios dependem de muitos tipos de sistemas de informação. Partindo da premissa de que um sistema de informação não existe em um vácuo, na verdade, ele funciona em um ambiente que contém outros sistemas, portanto, um sistema pode fazer parte de outro sistema e tem a capacidade de transformar a si mesmo ou seu ambiente a fim de sobreviver, ele é adaptável. A estrutura mais apropriada para descrever um sistema de informação envolve uma linha de raciocínio que compreende três aspectos básicos: 1º Entrada: envolve a captação e a reunião de elementos que ingressam no sistema para serem processados. Exemplo: matérias primas, energia, dados e esforço humano. 2º Processamento: Envolve processos de transformação que convertem insumo (entrada) em produto. Exemplo: processo industrial, o processo da respiração humana, cálculos matemáticos. 3º Saída: Envolve a transferência de elementos produzidos por um processo de transformação até seu destino final. Produtos acabados, serviços humanos e informações gerenciais devem ser transmitidos a seus usuários. COMPONENTES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO Os componentes existentes em um SI, é complexo, não consiste apenas em hardware e software, consiste em pessoas, dados e redes. Os papéis que cada um desempenha no processo é essencial para o funcionamento de todo o sistema, vejamos cada um: Recursos humanos: é a parte humana, onde as pessoas são necessárias para operar o sistema. Os usuários podem ser classificados em dois grupos; os usuários finais e os especialistas em SI. Recursos de Hardware: Abrange todos os dispositivos físicos e equipamentos utilizado no processamento de informações, abrange ainda, os periféricos, os objetos tangíveis nos quais são registrados dados. Recursos de Software: São os programas, estes dirigem e controlam o hardware e também os procedimentos que são meras instruções requisitadas por pessoas. Recursos de dados: Os dados são um valioso recurso organizacional e devem ser efetivamente administrados para beneficiar os usuários. Os dados podem assumir diversas formas, como por exemplo: dados alfanuméricos e dados de texto. Os recursos de dados dos sistemas de informação normalmente são organizados em bancos de dados ou bases de conhecimento. A melhor maneira de se fazer um conceito de “dados” é partindo do princípio de que eles são recursos de matéria prima que são processados em produtos acabados de informação. Assim sendo os dados são manipulados de tal maneira que seu conteúdo é organizado, analisado e avaliado, tudo para que seja útil em um contexto adequado a um usuário humano. Recursos de rede: Consistem em computadores, processadores de comunicações e outros dispositivos interconectados por mídia de comunicações e controlados por software. No entanto, os recursos de redes podem ser subdivididos em mídia de comunicações e suporte de redes. ATIVIDADES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO As atividades de um SI, é basicamente tudo que acontece nos sistemas de informação, essas atividades estão classificadas em cinco fases: Entrada, processamento, saída, armazenamento e controle. Vejamos em que consiste cada um deles: Atividade de entrada: São os registros dos dados das transações. Atividade de processamento: é a parte da organização, manipulação e análise dos dados. Neste momento os dados são convertidos em informação útil. Atividade de saída: é a transmissão da informação, que pode ser por relatórios, formulários, imagens, que poderão ser fornecidos de diversas formas como: vídeo, áudio e outros. Atividade de armazenamento; É a parte na qual os dados e as informações são guardados de forma organizada para uso posterior. Atividade de controle: É quando o sistema produz feedback sobre todo o sistema. Esse feedback deve ser monitorado e avaliado para determinar se o sistema está atendendo aos padrões de desempenho estabelecidos, e se for o caso reajustá-los. ATRIBUTOS DE QUALIDADE DA INFORMAÇÃO Pode-se afirmar que os atributos da informação estão embasados sob três aspectos: tempo, conteúdo e forma. No que se refere a tempo, a informação gerada pelo sistema precisa ser fornecida quando necessária, deve estar atualizada, deve ser fornecida quantas vezes forem necessária e abranger vários períodos passados, presentes e futuro. No que se refere a conteúdo, vai um pouco mais além, a informação deve estar sem erros, deve ser específica, é absolutamente essencial que tenha integridade, concisão e amplitude e também tem que abranger desempenho através de atividades já concluídas e apontar progressos realizados e recursos acumulados. No que se refere a forma, a informação deve ter clareza, ordem e detalhe. A informação deve ser apresentada em forma narrativa, numérica, gráfica ou outras, no entanto deve ser fornecidos na forma de documentos em papel impresso, monitores de vídeo ou ainda outras mídias. Velocidade no tempo de resposta, segurança na qualidade da informação, controle eficaz no rastreamento, integração total entre sistemas e padronização das rotinas. SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE BANCO DE DADOS Um SGBD – Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados é uma coleção de programas que permitem ao usuário definir, construir e manipular Bases de Dados para as mais diversas finalidades. A classificação do sistema de informação é dividido em um grupo operacional e outro gerencial. Ambos tem outras subdivisões.