7 passos indispensáveis para planejar um evento de sucesso

Organize um evento que as pessoas irão adorar, mesmo que você nao trabalhe no segmento de eventos ou nunca tenha planejado um antes

Você já planejou um evento?

Se você não for um profissional da área de eventos a primeira resposta que vier na sua mente será “não…”.

Mas você já planejou, e muito mais do que você pensa!

Se você já planejou uma festa de aniversário, um churrasco com amigos, uma festa na sua casa, uma reunião de trabalho, enfim, se você já juntou pessoas com propósitos e motivações parecidas para estarem em algum lugar, você já planejou vários eventos na sua vida.

Seja você da área de eventos ou não, provavelmente já teve muitas dificuldades ao planejar um evento e usou vários métodos, principalmente o “just do it”. Mas um evento não é nada fácil de se fazer e muita coisa pode dar errado, então temos que planejar para diminuir cada vez mais os riscos.

Continue lendo para descobrir os 7 passos indispensáveis para planejar um evento de sucesso.

1. Estudar e definir segmentos de públicos

Para quem vê de fora por meio de fotos e vídeos, o público parece uma coisa só, uma tonelada de pessoas parecidas. Se for um show de rock já rotulamos todos que estão lá de “roqueiros”, se for uma conferência de Marketing Digital por exemplo, já chamamos todos de “marqueteiros” e assim por diante.

Mas, para o evento ser bem sucedido, uma pesquisa de públicos possivelmente interessados é essencial. Qual é o seu público ideal? Essa deve ser a primeira pergunta a ser feita, e dela surgirão diferentes segmentos e grupos de pessoas.

A partir daí você consegue criar e desenvolver as personas que representam esses grupos de pessoas com novas perguntas como: onde moram? São casadas? Têm filhos? Qual é a profissão? O que gostam de fazer no final de semana e no tempo livre?

Quanto mais você souber sobre esses grupos de pessoas, melhor vai ser a sua comunicação, e será mais fácil saber como você vai agregar valor para eles.

2. Valor para o público

Ok, você já começou a definir os segmentos, grupos e personas do seu público, logo, novas perguntas irão surgir, como: Quais são os sonhos deles? Quais são suas maiores necessidades? O que eu vou entregar no meu evento pra supri-las de alguma forma?

Além de “o quê”, as respostas para perguntas como essa vão te mostrar “como” você pode entregar isso através do seu evento.

Muitas pessoas focam demais no “o quê” e muito pouco no “como”, sem considerar bem expectativas, hábitos, necessidades, frustrações e sonhos do público, que influenciam na forma como você vai entregar o evento e no seu marketing.

3. Marketing

Neste momento você já começou a entender quem é o seu público ideal, qual o valor irá entregar para ele e como.

Logo, como você irá atrair o seu público ? Quais canais irá usar? Quais estratégias serão usadas para criar desejo do público pelo evento? Quais estratégias serão usadas para criar desejo do público pelo evento? Quais serão as estratégias de vendas?

Nesse ponto é muito importante desenvolver parcerias estratégicas. Definir o local e data podem ser decisões definidoras do fracasso ou sucesso do evento. Além do orçamento, essas decisões devem levar em consideração o perfil do público ideal do evento.

Acontecerão outros eventos na mesma data? Outros eventos podem alavancar ou entrar em conflito com a realização do seu evento, fique atento ao calendário local de eventos.

Como você irá promover o evento? Estratégias de mídias sociais e tradicionais, se for o caso, serão fundamentais para a divulgação do evento. Faça testes A/B para investir mais nos anúncios vencedores e descubra a mídia que mais te dá resultados.

4. Equipe

Quem serão as pessoas e competências necessárias para realizar a tarefas que o evento demanda, e se for o caso, quem irá gerenciar as equipes?

É muito importante ter uma equipe motivada e bem instruída, então o organizador deve desenvolver um senso de liderança para delegar as tarefas, desenvolvendo um treinamento para não ter confusões e diminuir o risco.

Serão necessários voluntários? Quais serão os incentivos para que trabalhem no evento? A equipe será interna, terceirizada ou mista? É essencial equalizar as expectativas e escolher uma pessoa para gerenciamento de problemas.

5. Fornecedores

O que será contratado para o evento acontecer? Local, estrutura física, equipe de segurança, limpeza, alimentação, equipe de som… muitas vezes tentamos economizar ao máximo para viabilização, mas o barato pode sair caro! Entenda o que é essencial para o seu evento e contrate profissionais de qualidade.

Para se ter uma segurança, entre em contato com mais fornecedores da mesma demanda. Lembre-se da imprevisibilidade do evento e que podem faltar insumos influenciando na experiência do público.

6. Fonte de renda

Desde o planejamento até o grande dia, um evento demanda muitas vezes altos custos de investimento, que podem não ser viáveis se partirem do caixa da organização.

Quais serão as estratégias para viabilização financeira do evento? O evento visa lucro? É gratuito? Grátis ou não, a busca por parceiros e patrocinadores que compartilham do objetivo e do público do evento é muito importante, onde pode-se conseguir uma relação ganha-ganha.

Além disso, serão vendidos produtos antes e no dia do evento? Como será vendido o ingresso? Online? Crowdfunding? Em quais canais de vendas? É possível conseguir parceiros para a venda?

É de grande importância ter claras as possibilidades de viabilização para que não se tenha um grande prejuízo e uma diluição do risco junto aos parceiros.

7. Trilha

Agora que você definiu a estrutura lógica do que precisa ser planejado e gerenciado para que o evento aconteça, chegou a hora de por a mão na massa!

Crie um cronograma que te dê uma folga para o planejamento e que te permita completar as etapas necessárias. Não deixe em hipótese alguma para a última hora! Marque reuniões com a equipe e garanta que os prazos sejam cumpridos.

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