7 ferramentas simples e práticas para transformá-lo em um mestre da gestão do tempo

O que nos impede te lidar com o tempo de forma inteligente e econômica? Comodismo? Falta de responsabilidade?

Olá amigos e amigas do Portal Administradores! Hoje resolvi publicar um texto com 7 dicas práticas para ajudar vocês a acabarem de uma vez por todas com os problemas de gestão do tempo.

Antes disso gostaria de propor uma reflexão: Quanto vale o seu tempo? Antes de seguir em frente feche os olhos e tente responder essa pergunta...

Na maioria dos casos, as pessoas respondem essa pergunta com valores, com finanças. Mas será que o valor do tempo está relacionando somente com finanças? Veja a analogia abaixo:

  • Se quiser saber o real valor de um ano, converse com algum aluno que estudou o ano todo para um vestibular, e acabou sendo reprovado.
  • Se quiser saber o real valor de um mês, pergunte para um vendedor que não bateu suas metas e foi demitido, ou converse com uma mãe que teve um filho prematuro.
  • Se quiser saber o real valor de uma semana, converse com uma pessoa que vende sorvete na rua, e a semana toda foi de muito frio e chuva.
  • Para entender o real valor de 1 segundo, ou 1 milésimo de segundo, observe os pilotos de fórmula 1.

Sendo assim, pergunto novamente, quanto vale seu tempo? Fundamental responder essa pergunta para você mesmo. Bom, agora vamos lá, mão na massa!

Ferramenta 1 - Roda da Vida

Sempre que falamos em gestão do tempo é importante que as pessoas conheçam as áreas da vida que estão em desequilíbrio, e assim possam dedicar algumas horas do seu dia para trabalhar nesses pontos de melhoria. Não dá para aplicar gestão do tempo se sua vida não estiver equilibrada. E nesse caso, usamos a ferramenta Roda da Vida, aplicada em praticamente 100% dos meus processos de Coaching.

Para usar a Roda da Vida é muito simples. Basta atribuir uma nota de 1 a 10 para cada um dos itens da Roda da Vida. Após isso, é só traçar um plano de ação para dedicar algumas horas da semana para melhorar esses pontos. Ou seja, usar seu tempo de forma inteligente, para desenvolver você mesmo!!! Os itens da Roda da Vida são:

Saúde e Disposição, Desenvolvimento Intelectual, Equilíbrio Emocional, Realização e Propósito, Recursos Financeiros, Contribuição Social, Família, Desenvolvimento Amoroso, Vida Social, Hobbies, Felicidade e Plenitude, Espiritualidade.

Ferramenta 2 - Metas e Objetivos

Esse é um assunto que eu escrevo bastante, e que as pessoas ainda possuem muitas dúvidas. Após fazer a Roda da Vida, é fundamental que você defina suas Metas e Objetivos. Caminhar pela vida sem metas e objetivos é a mesma coisa que estar perdido no meio de uma selva, sem uma bússola muito bem ajustada.

Precisamos de um norte para conduzirmos a nossa vida, e isso é possível através da definição de metas e objetivos. Objetivo é o alvo, onde você realmente quer chegar, e as metas são os passos, as ações para chegar até o alvo.

E quando for criar metas, lembre-se do conceito de Metas SMART (específica, mensurável, atingível, relevante e baseada em tempo).

Ferramenta 3 - 5W2H

Uma vez que você já definiu suas metas e objetivos, é hora de colocar no papel as ações. Para isso, recomendo o modelo de plano de ação 5W2H. É simples e te ajudará na organização e acompanhamento das ações, rumo aos seus objetivos.

Ferramenta 4 - Matriz IUC – Importante, Urgente e Circunstancial

Outro passo importante é listar todas as suas tarefas de um dia normal, e classificá-las em importante, urgente e circunstancial. Aqui vale lembrar da Tríade do Tempo, do Christian Barbosa, que é um teste que te ajuda a definir o seu perfil com relação a gestão do tempo.

Após executar o teste da Tríade do Tempo, é importante que você utilize a Matriz IUC, liste suas tarefas e classifique-as. Com base nisso, você terá uma visão clara do que pode ser eliminado ou não do seu dia a dia. Lembrando que o foco deverá sempre ser nas tarefas importantes, ou seja, tarefas relacionadas com suas metas e objetivos. O resto, se possível deve ser eliminado.

Fazer a matriz IUC é muito simples. Basta você fazer uma planilha no Excel com 4 colunas. Na coluna 1 você lista todas as atividades. Nas colunas 2, 3 e 4 você coloca Importante, Urgente e Circustancial. Pronto, agora é só classificar as suas atividades em uma dessas 3 esferas.

Ferramenta 5 – PCC – Parar, Continuar e Começar a Fazer

Essa é outra ferramenta extremamente simples que poderá te ajudar a alcançar um novo patamar de gestão do tempo. A ideia é identificar atividades que você precisa começar a fazer (importantes), atividades que você precisa parar de fazer (urgentes e circunstanciais) e atividades que você deve continuar fazendo (importantes).

Ferramenta 6 – Priorização de Tarefas

Priorizar tarefas é sem dúvidas uma atividade básica e essencial para quem deseja alcançar um novo patamar de produtividade. Nesse caso, recomendo uma ferramenta extremamente simples, que te ajudará a alcançar resultados extraordinários. Nunca se esqueça de lembrar que o segredo está na simplicidade! Estou falando a Matriz RAB, que mede a rapidez, autonomia e benefício das tarefas.

Para usar é fácil: liste todas as tarefas em uma planilha, atribua as notas conforme os critérios definidos, e multiplique as notas. O resultado final dirá qual tarefa deverá ser executada primeiro, ou seja, qual tarefa trará o melhor resultado.

Ferramenta 7 – LTBL – Ladrões do Tempo Bem Longe

E por último, uma ferramenta para te ajudar a evitar os ladrões do tempo. Basta você listar quais são os ladrões do tempo que fazem parte da sua vida e acompanhar diariamente. Para o dia que você conseguir evitar aquele ladrão do tempo, coloca uma bolinha verde. Para o dia que você não conseguir evitar o ladrão do tempo, bolinha vermelha. Se possível imprima esse documento e deixe em um local visível.

É só fazer uma planilha bem simples, listar todos os seus ladrões do tempo e fazer 5 colunas, representando os 5 dias da semana. E em cada um dos dias x ladrões do tempo, você coloca a bolinha verde ou vermelha, dependendo do seu desempenho naquele dia. Isso vai te desafiar de uma forma muito boa! Teste.

É isso pessoal. Ferramentas simples, práticas e rápidas! Basta criar a disciplina e colocar em prática. Todas essas ferramentas fazem parte do nosso Método GET - Gestão Eficaz do Tempo.

Espero que tenha gostado, um forte abraço e até a próxima! Sucesso!

Publicado originalmente em http://dinheirama.com/blog/2015/10/15/7-ferramentas-praticas-turbinar-gestao-tempo/

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