101 falhas em projetos que tinham tudo para dar certo

Nos melhores cenários, 80% dos projetos falham. Estes dados foram coletados em empresas listadas na Fortune 500, Nasa e governo americano. Se tudo é feito da melhor forma possível, então por que os projetos falham?

O leitor concordará que ninguém pode esperar sucesso num projeto negligenciado, onde não existem processos amadurecidos, não se conta com as ferramentas apropriadas, nem com profissionais devidamente qualificados. Deixando estes de lado, abordaremos os projetos que tinham todas as condições para darem certo, aqueles onde o sucesso era tido como certo, mas falharam. Entender o porquê disso motivou a pesquisa deste autor que resultou no livro “Murphy on Projects: causas frequentes de falhas nos projetos e como preveni-las”. Nele são identificadas “101 causas frequentes de falhas”. Ilustraremos aqui alguns dos fatores que propiciam o fracasso nos projetos e veremos como estes se escondem em lugares bastante inusitados.

Falta de domínio dos conceitos

A gestão de projetos parece algo burocrático? Parece uma atividade abstrata sem outro benefício além do que “acompanhar o andamento das atividades”? Ao mesmo tempo, aqueles profissionais certificados em gestão de projetos se atrapalham com as atividades do dia-a-dia? Reclamam da “falta de tempo”? Trabalham horas extras e finais de semana? Oferecem mais desculpas do que resultados?

Todos estes são sintomas de uma gestão deficiente, originada em parte por ela não incorporar os conceitos de gestão de projetos. O filósofo romano Sêneca disse: “Há certas coisas que, para sabê-las bem, não basta havê-las aprendido”. Não é suficiente ter certificações e muitos cursos, precisa-se de mais do que isso para conseguir aplicar os conceitos efetivamente. A gestão de projetos não é algo que se faz apenas em alguns momentos durante o horário comercial e não na vida diária. Para se ter sucesso precisa-se incorporar seus conceitos no nosso DNA profissional e pessoal. Visualizaremos melhor com um exemplo: as metodologias recomendam listar e priorizar atividades. Mas, fazemos isso no nosso dia a dia?

Se no final do dia, olharmos para as nossas atividades e verificamos que passamos a maior parte do tempo em atividades menores, que pequenos imprevistos do cotidiano nos desviaram do foco e, no fim, as nossas prioridades receberam só uma pequena porcentagem dos esforços, significa que não incorporamos os conceitos básicos de planejamento e execução de atividades. Se as certificações e treinamento não se traduzem em eficiência pessoal, o que esperar de resultados em grandes projetos?

Será que essa eficiência no dia-a-dia faz diferença nos resultados das empresas? Certamente sim! As empresas japonesas e alemãs são exemplos disso.

O papel das atitudes

As atitudes são uma das três dimensões das competências e são tão importantes quanto os conhecimentos. Muitos projetos famosos da história foram condenados ao fracasso por atitudes erradas. O Titanic por exemplo, era uma promessa de ser um grande sucesso, mas a arrogância e excesso de ambição fizeram com que as exigências de segurança fossem negligenciadas, contribuindo a propiciar a maior tragédia naval em tempos de paz. As mesmas atitudes fizeram com que um poderoso imperador romano fosse morto no campo de batalha, numa batalha que deveria ter sido uma vitória fácil.

Uma das atitudes apontada pelas pesquisas com um dos “5 pecados capitais do gerente” é a fraudulência. O Titanic contava com 4 chaminés, mas tinha somente 3 motores. A quarta chaminé foi instalada para dar uma impressão de ser um navio mais poderoso do que realmente era. Pesquisas recentes indicam que esta atitude frequentemente está associada com o fracasso dos projetos nos dias de hoje. Atitudes fraudulentas se traduzem na omissão de problemas para apresentar somente boas notícias; apresentar estimativas de prazo falsas; prometer para agradar alguém; contratar pessoas não qualificadas e apresenta-las como o contrário, etc. A fraudulência é, entre outras coisas, um desrespeito com o dinheiro do acionista, gerando sempre prejuízos para a empresa, nunca benefícios.

Falhas na tomada de decisão

Os esforços de dezenas de profissionais altissimamente qualificados costumam ser jogados fora por causa de decisões erradas. Decisões movidas por impressões, desejos ou pelas atitudes erradas. O ônibus espacial Challenger explodiu após que o gerente do projeto autorizou o lançamento, pois no desejo de agradar a NASA, abandonou as recomendações dos engenheiros que alertaram do risco de explosTodos estes são sintomas de uma gestão deficiente, originada em parte, por não incorporar os conceitos de gestão de projetos. O filosofo romano Sêneca disse: “Há certas coisas que, para sabê-las bem, não basta havê-las aprendido”. Não é suficiente ter certificações e muitos cursosão.

Não são somente as atitudes que afetam os raciocínios durante a tomada de decisões, existem dezenas de processos mentais, muito comuns, mas que nos enganam e nos levam ao erro. Estes são explicados por vieses cognitivos que costumam se apresentar nos projetos, exigindo dos gestores preparação para administrá-los.

Falta de compromisso com a precisão

Napoleão atribuiu seu sucesso ao rigor matemático na análise dos fatos. Ele não se deixava levar por impressões, desejos ou atitudes, mas sim pela analises rigorosas e imparcial das informações. Nos projetos costuma-se evitar entrar nos detalhes, abandonar a precisão para fazer uma gestão superficial, sem saber que é nos detalhes em que residem as causas mais frequentes de falhas, “o diabo mora nos detalhes”!!. Que tal fazermos um teste para ilustrar a falta de precisão?

Teste: a soma do preço de dois produtos é R$1,10. Se a diferença de preço entre eles é de R$1, qual é preço de cada produto? Uma avaliação superficial costuma indicar que os preços seriam R$1 e R$0,10, mas essa é uma resposta errada. Errar neste exercício não tem consequências graves, mas em projetos corporativos esses erros significam tempo e dinheiro perdido, ganhos que deixam de ser obtidos. Este divorcio com o rigor e a precisão origina causas frequentes de falhas como: menosprezar a complexidade, assumir a primeira solução que aparece, escolher a solução errada para o problema certo, ou a solução certa para o problema errado, entre outras descritas nas “101 causas frequentes de falhas”©.

Falhas na comunicação e engajamento

As ações não acontecem na velocidade e qualidade que se esperam? Este é outro sintoma muito comum de falhas na gestão. As coisas não acontecem porque alguém deu uma ordem, pois as pessoas se movem pelos seus próprios motivos. Cabe ao gestor entender o que as motiva e desenvolver a habilidade de mobilizar as pessoas em direção ao objetivo. Se não fosse a capacidade de motivar, um grande líder, como o imperador Júlio Cesar, não conseguiria ordenar aos seus soldados construir um muro ao redor de Jerusalém em somente 3 dias, pois é muito diferente ordenar aos soldados, sedentos de vitória, atacar ao inimigo, do que pedir-lhes para cavar buracos o dia inteiro. Napoleão por exemplo, costumava caminhar entre os soldados, falar com eles e inspira-los com o exemplo. Certo dia ele disse aos seus homens antes da batalha: “Se algum de vocês me ver retrocedendo, atire em mim!!”

Como evitar as falhas?

Obter sucesso nos projetos depende de muito mais do que de conhecimento atestado por certificações. Exigem atitudes certas, incorporar conceitos de forma que se traduzam em eficiência pessoal; exige compromisso com a precisão e com a honestidade; requer conhecimento dos fenômenos mentais que nos fazem tomar decisões ruins para identifica-los e muda-los no nosso dia-a-dia. No livro “Murphy on Projects” descrevem-se estes fatores em detalhes e as 101 causas frequentes de falhas. Porém, para um aprendizado mais efetivo, recomendasse o treinamento em competências gerenciais, pois como exposto neste artigo, não é só conhecimento que se precisa para se obter sucesso nos projetos, mas de desenvolver atitudes e habilidades para lidar com diversos fatores que costumam impedir o sucesso dos projetos.

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