10 dicas para realizar uma reunião de sucesso

Dicas que o ajudarão a preparar reuniões formais e informais! Passo a passo para realizar uma reunião com eficiência

Em minha vida profissional tenho participado diariamente de reuniões diversas, com empresários, consultores, equipes, jovens sobre os mais diversos assuntos e finalidades. E percebo inúmeros erros e acertos no planejamento, organização e condução de reuniões.

Para exemplificar vou citar um resumo de 10 dicas para a realização de uma reunião com sucesso que tenho presenciado para você realizar uma reunião de sucesso!

1. Planejamento – definição da finalidade da reunião, os objetivos pretendidos, conteúdo a ser abordado.

2. Preparo – a preparação é um elemento fundamental, conheça o assunto, estude o tem as práticas, estabeleça um roteiro de abordagem adequado ao tempo de duração da reunião.

3. Conteúdo, inicio, meio e fim – Ao apresentar o assunto seja objetivo e claro quanto as contribuições desejadas, e atenha-se ao foco. Perguntas promovem a contribuição ou dispersam os diálogos. Quando buscar soluções para abrir o debate inicie a pergunta por: Diante do exposto quais alternativas poderemos apresentar para a situação x? Outro ponto importante é deixar claro onde se pretende chegar com esta abordagem? Qual sua importância para os envolvidos? Isso trará mais objetividade e autonomia para a pessoa conduzir a reunião.

4. Seleção dos interessados – Ao selecionar os participantes de uma reunião, verifique a importância desta pessoa para esta reunião, o quanto ela esta envolvida e interessada com o tema, ou como pode envolve-la para obter o máximo de contribuições relevantes para os assuntos propostos.

5. Comunicação e confirmação – Ao organizar a reunião comunique com antecedência todos os participantes. Ao comunica-los informe a pauta da reunião, e a finalidade da mesma, data, hora de inicio e término, para que todos possam programar suas atividades de modo a estarem presentes em tempo integral.

6. Pontualidade – tenha pontualidade comece a reunião no horário marcado em respeito aos presentes. Mesmo parecendo duro de mais, um acordo entre os participantes uma vez começado a reunião esta não deve mais ser interrompida por pessoas que chegaram atrasadas.

7. Foco e objetividade – mantenha o foco de sua pergunta com perguntas direcionadas, quais as contribuições, como elas podem alavancar os resultados, de que forma as alternativas sugeridas estão ligadas a finalidade proposta. Qual é a mais coerente para fechar.

8. Abertura e condução da reunião – a melhor forma de começar uma reunião e oferecer boas vindas aos participantes, e logo em seguida apresentar a pauta da reunião, esclarecendo o compromisso com o horário e a seriedade da mesma. É interessante ter um cronometro isso o ajudará a manter o foco.

9. Recursos e ambiente – verifique com antecedência os recursos necessários incluindo os de mídia som, anexos e documentos a ser utilizados, se estão em numero suficiente para cada participante, e sua qualidade. Outro ponto verifique se o local escolhido está livre de ruídos ou outros sons que possam interferir e prejudicar o andamento da reunião. Tenha sempre uma ata ou outro meio de registrar os temas e decisões tomadas na reunião como um histórico e assim acompanhar os resultados recorrentes.

10. Fechamento – ao encerrar, reserve dez minutos para sintetizar os assuntos abordados, agradecer as contribuições de todos e reforçar o compromisso de cada um até a data da próxima reunião. Importante que todos já sejam informados da data e pauta da próxima reunião. Leia a todos a ata ou outro documento de registro da reunião certificando que todos estão cientes e acordados com as decisões tomadas, solicite as assinaturas, servindo como registro de presença e participação.

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