Ouvimos falar diariamente sobre eficiência e em como o desempenho de cada unidade colabora para o resultado final percebido pelo cliente, no entanto, muitas vezes as unidades internas trabalham com foco em si mesmas, perdendo a noção de sua participação no sistema organizacional o que compromete diretamente a qualidade do produto ou serviço entregue ao consumidor. Todos já devem ter passado por uma situação onde o vendedor que nos atende demonstra agilidade e confiança enaltece seu produto e garante a qualidade, mas na hora da verdade ficamos só com a promessa: o produto vem trocado, o serviço tem atraso, dificuldade de realizar trocas, demora no atendimento, etc. Este tipo de falha compromete todo o processo e impacta negativamente no relacionamento da empresa com seu cliente, fica praticamente impossível realizar qualquer tipo de fidelização, portanto é imprescindível manter o nível de qualidade de atendimento e geração de resultados em todas as áreas organizacionais. Entra aqui o conceito de gerenciamento holístico da qualidade, abordando tanto os aspectos técnicos e comportamentais, quanto o ambiente que envolve a organização. O controle da qualidade existe em todo o sistema organizacional e é aplicado por todos os colaboradores, de forma tão consistente que faz parte da estratégia empresarial. Ok, até aqui tudo bem, é fácil perceber a importância de se manter o nível de qualidade em todo o sistema organizacional, além disso, avaliar o desempenho dos colaboradores que atuam diretamente com o cliente não é um grande desafio, existem diversos métodos disseminados, basta olhar para o lado que temos um benchmark. Agora, como realizar a mesma avaliação com as unidades internas? Muitas delas não são nem percebidas ou conhecidas pelos clientes, pois atendem demandas internas, e o que é pior, isto faz com que elas também não percebam ou conheçam o cliente final do seu processo! Para transpor este desafio, proponho um processo de avaliação do desempenho de unidades internas segundo a percepção de seus clientes internos, tendo como foco o resultado gerado ao final do processo. Através de minhas pesquisas, desenvolvi um questionário que pode ser útil para esta tarefa, já testei sua aplicabilidade e obtive resultados interessantes. Através dele pude identificar quais os processos internos que mais afetam os resultados da unidade cliente, e assim propor melhorias que sensibilizaram positivamente a percepção da qualidade do serviço pelo cliente externo. Para garantir sua eficácia é importante manter o sigilo das informações e a impessoalidade dos participantes, do contrario a avaliação pode ser tendenciosa. Antes de aplicar este método sugiro realizar um estudo aprofundado dos métodos de pesquisa e avaliação, pois um processo como este pode perder sua credibilidade se não for feito de forma correta. Segue abaixo o questionário de avaliação proposto. QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO Prezado(a) Participante Para sabermos se o desempenho da unidade ………… atende plenamente aos objetivos a que se propôs, ou se precisa ser reformulado ou aperfeiçoado em alguns pontos, precisamos colher suas opiniões a respeito do mesmo. É importante ressaltar que deves avaliar a contribuição da equipe da unidade como um todo, evitando indicar situações pontuais. Para pontuar as afirmações, utilize a seguinte escala de valores: 1 – Nunca 2 – Raramente 3 – Algumas vezes 4 – A maioria das vezes 5 – Sempre Ficaremos agradecidos pela sua valiosa colaboração. 1 – AVALIAÇÃO DO RELACIONAMENTO E ATITUDES DA EQUIPE PONTUAÇÃO 1.1 – Adota tratamento condizente com o código de ética da empresa no relacionamento com os colegas. 1.2 – Oferece e presta ajuda aos colegas espontaneamente. 1.3 – Compartilha conhecimentos e informações que promovam a melhoria do desempenho das áreas. 1.4 – Concilia conflitos entre pessoas e grupos por meio do diálogo e da transparência na avaliação dos fatos. 1.5 – Respeita as opiniões dos colegas mesmo quando essas são diferentes das suas. 1.6 – Demonstra abertura para o novo, gerando um ambiente favorável a novas idéias. 1.7 – Utiliza de forma responsável o patrimônio da empresa 1.8 – Apresenta atitudes condizentes com o esperado. 2 – AVALIAÇÃO DO ATENDIMENTO AO CLIENTE PONTUAÇÃO 2.1 – Atende o cliente com cortesia e presteza. 2.2 – Procura identificar as necessidades do cliente. 2.3 – Demonstra disponibilidade para atendimento ao cliente. 2.4 – Fornece soluções às demandas e necessidades do cliente com agilidade e qualidade. 2.5 — Apresenta ajustes às soluções oferecidas em caso de insatisfação do cliente. 2.6 – Propõe ações para aperfeiçoar o atendimento prestado. 2.7 – Desempenha um atendimento condizente com o esperado. 3 – AVALIAÇÃO QUANTO A ORIENTAÇÃO AOS RESULTADOS PONTUAÇÃO 3.1 – Adota comportamento ético na busca pelos resultados. 3.2 -.Demonstra ter conhecimento de sua contribuição para o alcance dos resultados da empresa. 3.3 – Cumpre prazos na execução de suas atividades, ou renegocia quando necessário. 3.4 – Propõe melhorias na rotina de trabalho, processo ou serviços para o alcance dos resultados. 3.5 – Concilia interesses entre as diversas áreas da empresa para a busca de resultados comuns. 3.6 – Demonstra comprometimento com os resultados das áreas 'clientes'. 3.7 – Apresenta desempenho satisfatório no atendimento de suas demandas. 4 – AVALIAÇÃO QUANTO AO GRAU DE COMPETÊNCIA TÉCNICA PONTUAÇÃO 4.1 – Utiliza os instrumentos de trabalho de forma eficiente. 4.2 -.Demonstra ter domínio sobre as atividades e processos de sua responsabilidade. 4.3 – Apresenta capacidade de solucionar problemas tempestivamente. 4.4 – Avalia seu trabalho para obter melhorias contínuas no seu desempenho. 4.5 – Mantém-se atualizada, por meio de normativos, leituras, cursos, treinamentos ou troca de experiências. 4.6 – Cumpre satisfatoriamente suas atividades. Indique os pontos fortes percebidos em relação ao desempenho da equipe da unidade avaliada. Indique as principais lacunas e oportunidades de melhoramento com relação ao desempenho da equipe da unidade avaliada: Este questionário foi construído de forma a ser adaptado para qualquer unidade organizacional, cabendo ao responsável pela avaliação realizar qualquer tipo de alteração necessária. Fernando Moura