A competitividade e a necessidade de inovação e adaptação das organizações no mercado obrigam estas a buscarem ferramentas e métodos mais eficientes para sua forma de trabalho. O entendimento e mapeamento dos processos, sua revisão e contínua melhoria tornam as organizações preparadas para o mercado. “A busca da melhoria continua é uma viagem muito longa, sem fim, numa corrida sem faixa de chegada. Algumas pessoas nunca começam esta viagem porque não enxergam a chegada. Outras começam a correr pela estrada e param na sombra de uma árvore, e nunca retornam á corrida. Outras se levantam todo dia, retomam o caminho e fazem grandes avanços. Elas fazem as coisas serem diferentes para si mesmas, para suas famílias, para suas organizações e para seus países. Vamos, junte-se a mim nesta longa corrida ao aperfeiçoamento continuo” (HARRINGTON, p.310, 1993). De acordo com Hammer e Champy, (1994), “… define-se um processo empresarial como um conjunto de atividades com uma ou mais espécies de entrada e que cria uma saída de valor para o cliente.” Para Davenport (1994) seria uma ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, desde que se tenha começo e fim, inputs e outputs, claramente identificados. Esta estrutura auxilia a integração dos setores facilitando a continuidade do fluxo de trabalho. Os processos são evolutivos, pois no início são criados para um fim específico de acordo com a demanda dos clientes e com o tempo, sofrem mudanças causadas pela própria organização e reflexo do mercado. Uma evolução natural dos processos. Estas mudanças ou evolução tendem a ineficácia do processo, caso não sejam detectadas e revisadas em tempo. Conforme Cerqueira Neto (1994) existem três tipos de processos: Processos primários: são os processos que tocam o cliente. Qualquer problema, o cliente identifica prontamente. Processos de apoio: são os processos que colaboram com os processos primários no esforço para o sucesso junto aos clientes. Processos gerenciais: são aqueles que existem para nortear as atividades de apoio e dos processos primários. Os processos variam conforme o tipo de operação, o grau de evolução sua interligação com outros processos. Para conseguirmos visualizar e detalhar a estrutura dos processos necessitou verificar qual o nível de hierarquia dos processos. Hierarquia dos processos De acordo com Reis e Blattman (2004, p.08), a hierarquia do processo é a forma de classificar os processos de acordo com o seu grau de abrangência na organização. Abaixo resumido pelas autoras: · Macroprocesso: é um processo que geralmente envolve mais de uma função da organização, cuja operação tem impactos significativos nas demais funções. Dependendo da complexidade, o processo é dividido em subprocessos. · Subprocessos: divisões do macroprocesso com objetivos específicos, organizadas seguindo linhas funcionais. Os subprocessos recebem entradas e geram suas saídas em um único departamento; · Atividades: os subprocessos podem ser divididos nas diversas atividades que os compõem, e em um nível mais detalhado de tarefas. O conhecimento desta estrutura é essencial para o mapeamento dos processos dentro das organizações para que assim seja possível a visualização correta sobre o processo e a verificação dos processos que agregam valor ao produto. Mapeamento do processo Conforme Villela (2000) o mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial e essencial para gestores e organizações que visam melhorias ou implantação de novos processos. E uma análise estruturada permite, ainda, a redução de custos no desenvolvimento de produtos e serviços, a redução nas falhas de integração entre sistemas e melhora do desempenho da organização, além de ser uma excelente ferramenta para possibilitar o melhor entendimento dos processos atuais e eliminar ou simplificar aqueles que necessitam de mudanças” (VILLELA, 2000, p. L). Desta maneira, conforme Villela (2000) o mapeamento cumpre uma tarefa importante ao colocar à prova os processos existentes, auxiliando na construção de algumas questões criticas sobre a necessidade do mesmo, se agrega valor, se é eficaz e se custo está adequado, por exemplo. Mas para termos as respostas para as questões apresentadas no decorrer do trabalho devemos utilizar ferramentas simples para facilitarmos a decomposição e visualização de cada tarefa e a mais utilizada após a coleta de dados são os fluxogramas. Harrington destaca a existência de quatro tipos utilizados para situações específicas, são eles: 1. Diagrama de blocos: fornece uma rápida noção do processo; 2. Fluxograma Padrão: American National Standards Institute (ANSI): analisa os inter-relacionamentos detalhados de um processo; 3. Fluxograma funcional: mostra o fluxo do processo entre organizações ou áreas; 4. Fluxograma geográfico: mostra o fluxo do processo entre localidades; A metodologia mais utilizada pelas suas características e o Fluxograma Padrão ANSI. Após o mapeamento dos processos é preciso o estabelecimento do ponto de partida, onde se verificará como os estão no momento. Ainda é sugerido por Harrington (1993) uma validação do mapeamento, uma verificação do fluxo de trabalho, para diminuir as inconsistências e identificar problemas. Após estas verificações partiremos para a etapa de análise de cada processo e se verificará a necessidade de melhorias ou redefinição dos processos, partindo assim para uma nova avaliação do processo e contínua melhoria. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CERQUEIRA NETO, Edgar Pedreira de. Reengenharia do negócio. São Paulo: Pioneira, 1994. DAVENPORT, THOMAS H. Reengenharia de Processos: Como Inovar na Empresa Através da Tecnologia da Informação. 5. ed, Rio de Janeiro, Campus, 1994. HAMMER,Michael. CHAMPY,James. Reengenharia: revolucionando a empresa em função dos clientes da concorrência e das grandes mudanças gerenciais. Rio de Janeiro: Campus, 1994. HARRINGTON, James. Aperfeiçoando processos empresariais. São Paulo: Makron Books, 1993. REIS, Margarida Maria de Oliveira; BLATTMAN, Ursula.Gestão de processos em biblioteca. Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação, Campinas, v.1, n.2, p.1-17, jan./jun. 2004. Disponível em: <http://143.106.108.14/seer/ojs/index.php/sbu_rci/article/viewFile/292/171>. Acesso em: 28/09/2011 às 11h16min. VILLELA, Cristiane S. S., Mapeamento de Processos como Ferramenta de Reestruturação e Aprendizado Organizacional. Dissertação de Mestrado pelo Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção, Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2000. Disponível em: <http://www.tede.ufsc.br/teses/PEPS1148-D.pdf >. Acesso: em 01/11/11 às 17h32min.